Mengatur siklus pembayaran dan penerimaan merupakan salah satu langkah penting dalam sistem pembukuan dan pencatatan keuangan UMKM. Proses ini melibatkan penetapan jadwal dan prosedur untuk menangani pembayaran kepada pemasok serta penerimaan pembayaran dari pelanggan. Manajemen yang tepat dari siklus ini dapat membantu UMKM dalam menjaga aliran kas yang sehat, menghindari masalah likuiditas, dan memastikan keberlangsungan bisnis.
Mengatur Siklus Pembayaran
Siklus pembayaran mencakup semua proses yang diperlukan untuk membayar tagihan kepada pemasok dan vendor. Langkah-langkah dalam mengatur siklus pembayaran meliputi:
Penjadwalan Pembayaran: Tentukan jadwal pembayaran yang tetap, misalnya setiap minggu atau setiap bulan. Hal ini membantu dalam mengelola arus kas dan memastikan bahwa semua kewajiban keuangan terpenuhi tepat waktu.
Verifikasi Faktur: Sebelum melakukan pembayaran, pastikan bahwa faktur dari pemasok sudah diverifikasi dan disetujui. Ini menghindari pembayaran yang tidak sah atau kesalahan dalam jumlah pembayaran.
Prioritas Pembayaran: Prioritaskan pembayaran berdasarkan tingkat urgensi dan pentingnya pemasok bagi operasional bisnis. Misalnya, pemasok bahan baku utama mungkin memiliki prioritas lebih tinggi dibandingkan pemasok lainnya.
Otomatisasi Pembayaran: Pertimbangkan penggunaan perangkat lunak akuntansi yang dapat mengotomatiskan proses pembayaran. Ini mengurangi risiko kesalahan manual dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
Contoh Kasus: UMKM di Sektor Manufaktur
Sebuah UMKM di sektor manufaktur yang memproduksi barang jadi membutuhkan bahan baku dari beberapa pemasok. Perusahaan ini memutuskan untuk mengatur siklus pembayaran dengan menetapkan jadwal pembayaran setiap dua minggu. Mereka menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk mengelola faktur dan pembayaran. Faktur dari pemasok diverifikasi oleh tim keuangan sebelum pembayaran dilakukan.
Keuntungan:
Aliran Kas yang Teratur: Dengan jadwal pembayaran yang tetap, perusahaan dapat mengatur aliran kas dengan lebih baik dan menghindari kejutan keuangan.
Hubungan Baik dengan Pemasok: Pembayaran yang tepat waktu membangun hubungan baik dengan pemasok, yang bisa memberikan fleksibilitas atau diskon di masa depan.
Kerugian:
Kompleksitas Pengelolaan: Mengelola banyak pemasok dengan jadwal pembayaran yang berbeda dapat menjadi kompleks dan memerlukan sistem yang baik.
Risiko Kesalahan: Kesalahan dalam verifikasi faktur atau proses pembayaran dapat terjadi, yang bisa menyebabkan pembayaran yang tidak sah.
Mengatur Siklus Penerimaan
Siklus penerimaan mencakup semua proses yang diperlukan untuk menerima pembayaran dari pelanggan. Langkah-langkah dalam mengatur siklus penerimaan meliputi:
Penagihan yang Tepat Waktu: Kirimkan faktur kepada pelanggan segera setelah produk atau layanan diserahkan. Ini mempercepat proses penerimaan pembayaran.
Pengingat Pembayaran: Kirimkan pengingat pembayaran kepada pelanggan yang belum membayar tepat waktu. Ini bisa dilakukan melalui email, SMS, atau telepon.
Sistem Pembayaran Online: Gunakan sistem pembayaran online untuk memudahkan pelanggan melakukan pembayaran. Ini bisa berupa transfer bank, kartu kredit, atau e-wallet.
Rekonsiliasi Penerimaan: Secara rutin lakukan rekonsiliasi antara pembayaran yang diterima dengan faktur yang dikirimkan. Ini memastikan bahwa semua pembayaran tercatat dengan benar.
Contoh Kasus: UMKM di Sektor Jasa
Sebuah UMKM di sektor jasa yang menyediakan layanan konsultasi bisnis mengatur siklus penerimaan dengan mengirimkan faktur kepada klien segera setelah layanan diselesaikan. Mereka juga mengirimkan pengingat pembayaran seminggu sebelum jatuh tempo pembayaran. Untuk memudahkan klien, perusahaan menyediakan berbagai opsi pembayaran online.
Keuntungan:
Aliran Kas yang Cepat: Penagihan yang tepat waktu dan pengingat pembayaran memastikan bahwa penerimaan kas berlangsung cepat dan lancar.
Kemudahan Pembayaran: Opsi pembayaran online memudahkan klien dalam melakukan pembayaran, yang bisa meningkatkan kepatuhan pembayaran.
Kerugian:
Risiko Piutang Tak Tertagih: Meskipun sudah ada pengingat, beberapa klien mungkin tetap tidak membayar tepat waktu, yang bisa menyebabkan piutang tak tertagih.
Biaya Sistem Pembayaran: Menggunakan sistem pembayaran online mungkin memerlukan biaya tambahan, baik dari segi komisi maupun langganan bulanan.
Penutup
Mengatur siklus pembayaran dan penerimaan adalah langkah krusial bagi UMKM dalam menjaga kesehatan keuangan dan keberlangsungan bisnis. Kantor Jasa Akuntan PT Sazanka Finansial Advisor siap menjadi partner setiap UMKM dalam mengelola siklus pembayaran dan penerimaan dengan optimal.
Kami telah menjadi partner resmi dengan Mekari Jurnal dan yakin dengan fitur-fitur dari Mekari Jurnal yang didukung oleh tim dari KJA PT Sazanka Finansial Advisor dapat mengoptimalkan implementasi pembukuan bagi setiap UMKM. Manfaatkan promo "Accounting & Tax Services start from Rp 1jt" untuk mendapatkan layanan akuntansi dan perpajakan yang handal.
Talk to Our Expert
Best Regards,
Augustinus Assistantya Suryaputra SE., S.Kom., CNLP.
Business Consultant
KJA PT Sazanka Henig Solusi
Comments